Η ειδικός μοιράζεται τα tips της για να οργανώσεις την καθημερινότητά σου
;” “Είναι τόσο cool όσο ακούγεται;”. Αυτό που δεν θα πρέπει όμως να ξεχνάμε είναι ότι το να εργάζεσαι ως Personal Assistant (PA) χρειάζεται συγκεκριμένες ικανότητες. Πρέπει να είσαι απόλυτα οργανωτικός άνθρωπος, πάντα πληροφορημένος και ένα βήμα πιο μπροστά από όλους. Γι' αυτό και δίνουν πάντα τα καλύτερα tips για να βάλεις τη ζωή σου τάξη και να οργανώσεις την καθημερινότητά σου.
Φτιάξε ένα λειτουργικό σύστημα οργάνωσης
Δεν θα καταφέρεις ποτέ να τακτοποιήσεις τη στοίβα με τα χαρτιά στο γραφείο σου, αν δεν αναπτύξεις ένα λειτουργικό σύστημα οργάνωσης. Θα χρειαστείς ένα με δύο ώρες δουλειάς για να ταξινομήσεις όλα τα χαρτιά στους σωστούς φακέλους, αλλά μόλις τελειώσεις ξέρεις που είναι το καθετί. Κάθε φορά που φτάνει στα χέρια σου ένας λογαριασμός, τα ασφάλιστρα του αυτοκινήτου σου ή ένα άλλο σημαντικό έγγραφο, τακτοποίησέ το αμέσως στον σωστό φάκελο. Θα σου πάρει μόνο 2 δευτερόλεπτα.
Το ίδιο σύστημα ισχύει και για τα email σου. Η ειδικός προτείνει να φτιάξεις αρκετούς φακέλους (πχ προσωπικό, οικονομικά, υγειά) και να αρχειοθετείς τα email σου ανάλογα με το περιεχόμενο, αφήνοντας τα μη αναγνωσμένα στο Inbox σου.
Οι λίστες είναι οι καλύτεροι φίλοι σου
Οι λίστες αποτελούν ένα σημαντικό μέρος της ζωής κάθε personal assistant. Υπάρχουν καθημερινές, εβδομαδιαίες, μηνιαίες, λίστες επαφών και κατάλογοι απογραφής. Όταν πρόκειται για τη διαχείρισή τους, το Google είναι η καλύτερη πηγή. Είναι η προτιμώμενη μέθοδος μου για την αποθήκευση πληροφοριών, διότι γίνεται από οποιονδήποτε υπολογιστή, οπουδήποτε στον κόσμο. Δημιούργησε ένα “φύλλο” Google με όλους τους κωδικούς πρόσβασης και log-ins. Κάνε μία καταγραφή όλων των ειδών που χρειάζεσαι για το σπίτι σου. Κάθε φορά που πάω στο super market, εκτυπώνω τη λίστα με τα ψώνια και απλά κυκλώνω όλα όσα πρέπει να αγοραστούν.
Κράτα ημερολόγιο (όχι αυτό που νομίζεις)
Το Google Calendar είναι ένα ακόμα πολύτιμο εργαλείο. Σημείωσε τα πάντα στο ημερολόγιό σου: ραντεβού, συσκέψεις, υπενθυμίσεις, γενέθλια, κλπ. Είναι επίσης χρήσιμο για τη διαχείριση όλων των κοινωνικών εκδηλώσεων. Βλέποντας όλες τις δραστηριότητές σου στο ημερολόγιο μια-δυο εβδομάδες πριν, έχεις τον χρόνο να προετοιμαστείς αλλά και να προγραμματίσεις τις ημέρες σου.
Μην ξεχνάς τις σημειώσεις
Το θεωρώ αυτονόητο, αλλά όταν μιλάει το αφεντικό μου, έχω πάντα ένα τετράδιο στο ένα χέρι κι ένα στυλό στο άλλο. Κρατάω σύντομες σημειώσεις από όλα όσα λέει, που στη συνέχεια μεταφράζονται σε to-do λίστες ή προστίθενται σε μεγαλύτερα πρότζεκτ.
Καθιέρωσε κάποια ρουτίνα
Ακόμη και αν το πρόγραμμά σου είναι είναι πυρετώδες και οι δουλειές μέσα στην ημέρα αλλάζουν συνεχώς, προσπάθησε να καθιερώσεις κάποια ρουτίνα. Σου προσφέρουν ένα είδος άνεσης που σε ανακουφίζει από το άγχος. Ακόμα κι αν είναι κάτι ασήμαντο όπως “κάθε Τρίτη πάω στην αγαπημένη μου αγορά βιολογικών προϊόντων” ή “κάθε δύο Πέμπτες θα πηγαίνω μία βόλτα στα μαγαζιά”, η σταθερότητα στο πρόγραμμά σου σε βοηθά να ηρεμείς και να γίνεσαι πιο παραγωγική.
Φτιάξε υπογραφές
Το να απαντάς σε δεκάδες email είναι κουραστικό, ειδικά όταν πρέπει να γράφεις τα ίδια και τα ίδια. Δημιούργησε μία γενική υπογραφή, την οποία θα χρησιμοποιείς, στην οποία θα κάνεις απλά μικρές αλλαγές. Το ίδιο ισχύει και το RSVP.
Μην παίρνεις τίποτα προσωπικά
Μία PA γνωρίζει σχεδόν τα πάντα για την προσωπική ζωή του αφεντικού της, αλλά δεν ισχύει το αντίθετο. Ξέρει επίσης ότι θα ακούσει φωνές και θα λάβει κακότροπα μηνύματα και emails, χωρίς να φταίει. 9 στις 10 φορές, η PA γνωρίζει ότι το αφεντικό της έχει απλά νεύρα και ότι δεν υπάρχει τίποτα προσωπικό απέναντί της. Το ίδιο ισχύει και στους χώρους εργασίας στη σχέση υπάλληλων – προϊσταμένου.
Κάνε φίλους
Προσπάθησε να δημιουργήσεις καλές σχέσεις με τους εκπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών, γιατί η βοήθειά τους είναι πολύτιμη. Αν έχεις συχνά επαφή μαζί τους και τους χρειάζεσαι να σε εξυπηρετούν σε διάφορες περιστάσεις, δείξε ενδιαφέρον και ευγένεια. Θα σου χρησιμεύσουν σε καταστάσεις επείγουσας ανάγκης.
